Configurações da Clínica: Comunicações

A aba de Comunicações no sistema, tem como objetivo configurar os métodos de envios por canais disponíveis, tanto como ativar e desativar os seguintes tipos de envios de mensagens:

• Questionários;
• Lembrete de Atendimento;
• Documentos Compartilhados;
• Envio de Documentos Clínicos;
• Envio de Exames;
• Histórico de logs;
• Cor destaque para e-mail;
• Permite confirmação única.

Após acessar poderá ativar/desativar os Canais de comunicação, sendo eles, os seguintes opções de envios:

• WhatsApp Manual;
• WhatsApp Connect Padrão;
• WhatsApp Connect Personalizado;
• SMS;
• E-mail.

Para melhorar a compreensão vamos pontuar as características de cada uma delas a seguir.

• WhatsApp Manual: Envio manual, sem custo adicional. Para conferir mais informações dos envios dessa funcionalidade acesse o link a seguir:
  
  Envio manual de mensagens via WhatsApp

• WhatsApp Connect Padrão: Disparos automáticos, com custo por envio realizado (Essa opção só estará disponível caso tenha contratado o Modulo de WhatsApp Connect), para maiores detalhes conheça o módulo a seguir:
  
  Envios automáticos pelo WhatsApp Connect

• WhatsApp Connect Personalizado: A clínica pode customizar as mensagens e conversar com o paciente pelo seu próprio número, através de uma instância (Essa opção só estará disponível caso tenha contratado o Modulo de WhatsApp Connect). Mais informações podem ser consultadas a seguir:
  
  Envios automáticos pelo WhatsApp Connect Personalizado
  
  
• SMS: Possui custo em cada envio (Módulo contratado a parte);
  
  

• E-mail: Disparos Automáticos, sem custo adicional.

Com o método de envio ativo, agora poderá definir as configurações de cada um deles.

Confirmação de atendimento presencial

Com essa opção ativa seus pacientes irão receber uma mensagem de confirmação de consulta de acordo com a recorrência definida, para envios via e-mail, SMS e WhatsApp Connect, desde que estejam com dados cadastrais corretos.

O envio pelo WhatsApp Manual fica a critério da clínica realizar o envio.

Clicando para expandir a opção de Confirmação de atendimento presencial poderá ativar/desativar os métodos específicos de envio, sendo que só poderão ser ativos se os itens acima já estiverem ativos também.

Por exemplo, caso deseje ativar o método de envio e-mail, precisa ativar no item de configurações gerais, para depois conseguir editar a mensagem que será enviada.

Feito isso, conseguirá personalizar a sua mensagem como desejar, utilizando os meios disponíveis de edição, com as seguintes opções disponíveis:

• Descartar a mensagem;

• Visualizar uma prévia de como será o envio;

• Retornar a mensagem padrão.

Obs: O item de envio WhatsApp Connect Padrão não será permitido edição, ele ficará bloqueado. Isso ocorre devido as parametrizações que o próprio WhatsApp possui para envios automáticos.

Utilizando as Tags Automáticas poderá personalizar alguns itens para que sejam preenchidos automáticos dependendo da configuração da clinica, como exemplo trazer dados de endereço da clinica:

Poderá também configurar a mensagem que será enviada por procedimento nesse envio, sendo possível selecionar todos, ou específicos, e também a recorrência de envios, por exemplo Enviar 3 dias antes da data da consulta.

E para todas a opções será enviado a partir de 8h da manhã:

Confirmação de teleatendimento

Ao ativar essa opção os pacientes irão receber uma mensagem de confirmação do Teleatendimento de acordo com a recorrência definida, para envios via e-mail, SMS e WhatsApp Connect, desde que estejam com dados cadastrais corretos.

Aniversário

As configurações desse item seguem como a de Confirmação de Agendamento, exceto pela opção de configuração por procedimento, essa opção não está disponível para os envios de aniversário.

O objetivo desse item seria enviar Felicitações no Dia do Aniversário dos pacientes:

Pesquisa de Satisfação

O objetivo, será enviar uma pesquisa para que os pacientes possam avaliar a clinica, o atendimento e o que desejar ser avaliado.

Para isso disponibilizamos três formas de configuração:

• Padrão: quando selecionada, envia ao paciente o link contendo a pesquisa padrão disponibilizada pelo sistema permitindo que o mesmo atribua uma nota de lá 5 para a Recepção, a Cordialidade, o tempo de espera na clínica, o atendimentos médico, as instalações da clínica e também um campo de texto para opiniões, apresentando as respostas dessa pesquisa aqui mesmo no sistema, em Administração >

  Pesquisa de Satisfação. Ela pode ser enviada por E-mail, SMS ou WhatsApp Pro no momento em que o status do agendamento do paciente for alterado para Finalizado. O envio por WhatsApp é feito manualmente pela clínica, sendo que a mensagem ficará disponível apenas após a finalização do agendamento.

• Personalizado: permite informar um link (URL) que direciona ao questionário, que deverá estar configurado fora da Amplimed. Após configurar o link e a mensagem a ser enviada ao paciente, o fluxo de envio será feito automaticamente por E-mail, SMS ou WhatsApp Pro no momento em que o status do agendamento do paciente for alterado para Finalizado. O envio por WhatsApp é feito manualmente pela clínica, sendo que a mensagem ficará disponível apenas após a finalização do agendamento. Por se tratar de um link externo à Amplimed, o armazenamento e tratamento das respostas para visualização das mesmas, será responsabilidade da clínica, não podendo o sistema apresentar esses dados.

• Personalizado por procedimento: caso cada procedimento da clínica demande questionamentos diferentes. O fluxo é parecido com o da Pesquisa Personalizada, onde é informado um link externo para envio ao paciente, porém nessa opção é possível configurar links de acesso à pesquisa, vinculando um link para cada procedimento conforme a demanda da clínica para ser respondido pelo paciente fora do sistema Amplimed.

E também será possível configurar a recorrência do envio, por exemplo Enviar a pesquisa 1 dia após o atendimento.

Lembrando que para as opção de 1 dia e 3 dias após, será enviado a partir de 8h da manhã:

Link de teleatendimento

Destinado para personalizar o texto do envio de links de Teleatendimento, e se faz necessário a ativação do meio de envio. Caso o envio esteja ativo, por padrão o link é enviado 15 minutos antes da consulta, caso não configurar um período na opção de Tempo de envio em minutos .

Poderá editar a mensagem assim com as demais opções e também definir os procedimentos de envio.

Não comparecimento

Tem como intuito informar ao paciente sobre sua ausência no atendimento. Ela é enviada quando o status de seu agendamento for alterado para Não Compareceu.

Poderá editar a mensagem assim com as demais opções e também definir os procedimentos de envio.

Aviso de horário cancelado

Nesse item será possível informar ao paciente que houve o cancelamento de seu atendimento, para que o mesmo saiba que seu atendimento não ocorrerá. Ela é enviada quando a clínica altera o status do agendamento para Cancelado.

Poderá editar a mensagem assim com as demais opções e também definir os procedimentos de envio.

Aviso de agendamento criado

Essa mensagem tem como objetivo informar ao paciente que seu atendimento foi devidamente agendado na clínica, proporcionando-lhe segurança e assegurando ele de que seu horário está reservado.

O envio dessa mensagem ocorre logo após a criação do agendamento.

Poderá editar a mensagem assim com as demais opções e também definir os procedimentos de envio.

Aviso de reagendamento 

Informação enviada ao paciente quando um agendamento sofre alterção de status para "Reagendado". Os envios vão ocorrer de acordo com o canal de comunicação ativo.

Poderá editar a mensagem assim com as demais opções e também definir os procedimentos de envio:

Questionários

O questionário é enviado automaticamente de acordo com os procedimentos definidos na configuração do mesmo. Os envios vão ocorrer de acordo com a recorrência selecionada e o canal de comunicação ativo:

Lembrete de atendimento

Aqui iremos configurar para que o paciente receba um lembrete do seu agendamento, sendo possível configurar a recorrência desse envio, por exemplo:

• 15 minutos antes da consulta

• 30 minutos antes da consulta

• Inicio da manhã do dia (essa opção será enviada a partir de 8h)

Será possível também configurar para quais procedimentos o lembrete será enviado e quais os métodos ativos de envio, e edição do texto da mensagem a ser enviada.

Além disso, nesse envio por canal, é possível escolher qual modelo do WhatsApp Connect será enviado. Podendo ser o WhatsApp  Personalizado ou WhatsApp Padrão.

• Envia via WhatsApp Padrão: Nessa opção não é possível editar o conteúdo da mensagem, mas pode ser escolhido o modelo de envio, entre o Modelo 1 e Modelo 2:
  
  

• Envia via WhatsApp Personalizado: Essa opção utiliza a instância já configurada no Canal de comunicação 
  

Documentos Compartilhados

Permite configurar as mensagens enviadas no compartilhamento das mídias e documentos do paciente.

Também será possível configurar o procedimento que permite o compartilhamento.
O envio pode ser realizado pelos canais de WhatsApp Manual, WhatsApp Connect Padrão, WhatsApp Connect Personalizado, SMS e E-mail.

Envio de Documentos Clínicos

Com a opção ativa por canal, é possível o compartilhamento de documentos clínicos emitidos pelo profissional no momento da consulta. Também será possível configurar o procedimento que permite o compartilhamento de Exames. 

O envio pode ser realizado pelos canais de WhatsApp Manual, WhatsApp Connect Padrão e WhatsApp Connect Personalizado, SMS e E-mail.

Envio de exames

Essa funcionalidade possibilita o compartilhamento de exames emitidos pelo profissional no momento da consulta. Também será possível configurar o procedimento que permite o compartilhamento de Exames. 

O envio pode ser realizado pelos canais de WhatsApp Manual, WhatsApp Connect Padrão e WhatsApp Connect Personalizado, SMS e E-mail.

Histórico de logs

Disponibilizamos a possibilidade de auditoria nas movimentações realizadas em cada parte citada acima, basta clicar em Histórico de Logs e terá acesso ao usuário, data e hora, e qual a interação feita, como por exemplo a desativação e edição de algum tipo de envio:

Definir cor destaque do e-mail de envio

Agora que já definiu seus métodos de envios e o texto de suas mensagens, conseguirá definir uma cor para quando o envio for realizado por e-mail.

Lhe permitindo personalizar conforme as cores da sua clinica:

 

Permite confirmação única

Funcionalidade que melhora a comunicação com o paciente e quando ativa, torna possível  confirmar/cancelar vários agendamentos do dia com o mesmo link:

Em caso de dúvidas, consulte nosso suporte. Ficaremos gratos em poder lhe atender.